문서중앙화

문서중앙화

1. 문서중앙화의 정의

문서중앙화란 한마디로 직원의 업무문서를 모두 한곳에 모아두고 함께 사용하는 전자도서관이라고 생각하면 된다.  즉, 개인PC에서 작성된 문서를 PC가 아닌 중앙 서버에 저장하거나 PC자체를 가상화해서 중앙에서 관리하는 방식을 말한다.

 

문서중앙화는 ECM(Enterprise Contents Management)  구성요소인 Document Management 모듈에 PC저장관리 모듈이 결합된 우리나라에서 시작된 독특한 문서관리 방법이다. 전통적인 Document Management만 사용하면 사용자의 의도에 따라서 문서 재활용률이 크게 좌우된다. 실제로 KMS, EDMS 프로젝트를 추진해도 기업 내에서 활성화되지 않는 이유가 바로 사용자의 참여 부족이다.

이러한 문제점을 극복하고자 포스코와 삼성에버랜드에서는 PC내에서 생성되는 문서가 PC에 저장되지 않고, EDMS에만 저장되도록 하는 문서저장관리 기술을 Document Management 에 결합하였다. PC에서 일차적으로 생성 저장된 문서가 사용자의 의도에 따라 EDMS에 등록되는 것이 아니라 강제적으로 등록될 수 밖에 없도록 구성한 것이다.

 

이러한 문서중앙화의 기술은 기업내 지식의 재활용성을 높일 뿐만 아니라 문서 보고∙관리∙협업에 소용되는 관리시간을 크게 단축함으로써 업무효율을 크게 개선시켰으며, 노트북 분실과 같은 각종 사고까지 대비할 수 있는 보안 효과를 누릴 수 있어 차세대 문서관리 기술로 각광받고 있다.

 

 

 

2. 문서중앙화 배경=문서중앙화를 추진하는 배경에는 크게 보안,공유, 협업 등 세 가지가 있습니다.

이 중 가장 큰 비중을 차지하는 것이 보안입니다. 이는 최근 내부 직원에 의한 기술 유출이 특정 업계는 물론, 전 사회적으로 심각한 문제로 대두되고 있습니다. 따라서 기업들은 앞다퉈 보유하고 있는 핵심기술에 대한 보안에 나서고 있는 것입니다. 포스코와 LG디스플레이가 다른 기업에 앞서 문서중앙화를 추진한 배경 중 하나가 기술 유출에 대한 보안이었습니다.

두 번째는 공유입니다. 그동안 개인별 PC에 보관해 오던 문서를 한 곳에 모으고 이를 전체 직원의 지식으로 활용하자는 것입니다. 과거에 비해 잦아진 이직과 내부 인사이동 등으로 회사의 핵심 문서들이 공유되지 않고 사유화되거나 사장되는 경우가 늘어나고 있습니다. 이로 인해 담당 직원이 자리를 옮기면 그 업무는 당분간 공백기를 맞는 경우가 허다합니다. 문서중앙화를 가장 앞서 도입한 포스코는 문서중앙화를 통해 문서활용 비율이 9배나 개선됐다고 합니다.

세 번째는 협업을 위해서입니다. 과거 협업을 하기 위해 직접 문서를 전달하고 이를 다시 걷어야 하는 불편함을 문서중앙화 통해 해결할 수 있게 된 것입니다. 협업을 통한 의사결정을 신속하게 해줍니다.

3. 기업내에서 문서중앙화 활용
   1) 중복되거나 오래된 문서를 제거하여 IT부분 낭비를 획기적으로 절감
   2) 문서활용 비율을 높임
   3) 때와 장소의 제약없이 언제든지 접근할 수 있는 스마트 오피스와 비슷한 개념으로 활

4. 문서중앙화 발전방향
   1) 업무프로세스 혁신사업으로 발전
        기업에서 생산과 유통되는 모든 문서를 체계적으로 관리해 보안을 강화하고 협업을 보다 쉽게 만듬
   2) ECM 전문 솔루션이 인기를 끌고 있음
   3) 문서중앙화 도입 확산